Monday, November 7, 2011

MEMONITOR KERJA TEAMWORK

Dalam sebuah outlet / toko yang seringkali ownernya tidak bisa turun langsung setiap hari ke outlet , sering menyampaikan keluhan: BAGAIMANA CARANYA MENGELOLA MANAJEMEN OUTLET ? Karena ternyata outputnya tidak sesuai dengan harapan, cara kerja karyawan tidak seefektif yang dinginkan owner, kesopanan servicenya dirasaan sangat kurang, bahkan mungkin owner yakin telah ada kecurangan/ cheating di outlet karena omzet berbanding terbalik dengan crowd pengunjung, tapi tidak bisa membuktikan siapa pelakunya dan tidak ada yang membantu memberi clue kepada siapa karyawan yang dianggap bertanggung jawab. Sepertinya kita sebagai pemilik usaha bahkan sudah dikerjai oleh karyawan sendiri yang ada di outlet milik sendiri.
Banyak cara untuk mengawasi kinerja teamwork di outlet yang bisa saya rekomendasikan sbb:

1.     Tempatkan orang kepercayaan pada posisi posisi kunci: misalnya manager operasional dan bagian keuangan. Dengan menempatkan orang kepercayaan, atau anggota keluarga atau family lain yang bukan sekedar karyawan yang memang baru direkrut untuk bekerja di outlet, maka diharapkan orang kepercayaan ini bisa membela kepentingan Anda sebagai owner. Orang kepercayaan ini juga mengawasi kinerja perilaku setiap karyawan selama jalannya operasional. Hanya saja skema kerja orang kepercayaan ini juga harus mengikuti hirarki organisasi dan konsep kerja. Jangan sewenang wenang dan mengambil keputusan sendiri dan diluar kordinasi yang akan membingungkan teamwork. Orang kepercayaan ini juga harus disosialisasi oleh owner langsung di depan karyawan kalau dia mewakili owner jika owner sedang tidak ada di outlet, agar saudara atau PIC ini ada wibawa dan memiki charisma sebagai perwakilan owner.

2.    Buat form list kerja per jam, per day, per week yang wajib diisi oleh semua karyawan. Saat ini komunikasi jarak jauh sangat mudah dan murah. Bisa kirim laporan kerja tiap menjelang penutupan outlet/ toko via email, melaporkan hal dari jumlah pelanggan, jumlah omzet tutup hari sampai apa masalah operasional atau service yang terjadi dan bagaimana cara menanganinya. Laporan rutin seperti ini adalah bagian dari system kerja, sehingga jika sudah terbiasa tidak akan menjadi beban kerja lagi. Kita bisa mengumpulkan lembar laporan outlet ini untuk dibahas bersama jika sebulan sekali owner bisa hadir untuk diskusikan masalah outlet dengan seluruh manajemen dan crew outlet.
3.      Bagaimanapun attitude pekerja/ karyawan yang positif akan timbul dari diri mereka sendiri. Ini sangat tergantung dari “bahan dasar” manusianya. Maka proses perekrutan awal sangat penting dalam hal ini. Jika kita bisa merekrut bahan dasar SDM yang sebagian besar tepat, maka tidak akan susah kita “meramu” teamwork organisasi yang jujur, amanah sekaligus efektif dan produktif bagi outlet Anda. Tapi jika kita salah dalam proses perekrutan ini, maka masalah akan terus berganti ganti , bongkar pasang karyawan sampai betul betul kita mendapatkan teamwork yang kita inginkan. Tapi itu sudah membuang waktu dan tenaga sementara harusnya usaha kita dalam jangka waktu tersebut sudah bisa menghasilkan uang.  

4.   Berikan sharing profit bagi teamwork. Dihitung dari nett profit. Bisa saja omzet besar , tapi cost juga besar sehingga nett profit akan kecil, Sedangkan cost terkait dengan effesiensi, mungkin pula termasuk di dalamnya cheating / kecurangan akan memperbesar cost dari qty produk yang tercatat terpakai. Semakin besar nett profit maka semakin besar fee yang bisa dibagikan untuk teamwork. Dengan begitu mereka akan semakin gigih untuk mengejar omzet maksimal dan menghemat cost yang masih menjaga standard service untuk mengejar nett profit yang semakin tinggi. Mereka akan semakin saling mengingatkan kawan kawannya agar jangan cheating, karena dengan cheating maka akan meningkatkan perhitungan cost dan mempertipis nett profit.

5.    Gunakan teknologi. Misalnya tempatkan CCTV di area area strategis, misalnya mulai dari pintu keluar masuk karyawan, di lobby, di area kasiir, area kantor, area gudang, locker sampai area parkir depan outlet atau pintu emergency exit outlet. Katakan kepada karyawan bahwa dengan CCTV ini owner tetap bisa melihat aktifitas outlet selama 24 jam dari manapun owner berada. Sesekali jika ada waktu berikan instruksi / teguran spesifik melalui nomor telp outlet untuk nama A yang sedang duduk santai di lobby pada saat jam kerja, berdasarkan apa yang terlihat di layar monitor CCTV secara real time sehingga para karyawan yakin bahwa CCTV ini betul betul berfungsi memonitor kegiatan outlet. Informasi ini memberi efek pengawasan melekat kepada seluruh karyawan yang bekerja di sana, walaupun secara fisik owner tidak melakukan kunjungan ke outlet. CCTV tentu saja juga berguna untuk memonitor keamanan di outlet karena filenya bisa direkam dan diputar pada saat suatu kejadian kecurian/ kehilangan misalnya terjadi ,  jika dibutuhkan.

6.    Kalaupun kita sebagai owner sama sekali tidak terlibat pada organisasi outlet, maka kinerja teamwork pada ujungnya tetap berorientasi kepada Omzet. Jika omzet trend menanjak, berarti teamwork bekerja positif. Jika omzet menunjukkan trend terus menurun, berarti kinerja teamwork outlet negative. Simak trend omzet outlet dalam skala 3 bulanan dan lakukan hal hal yang harus dilakukanjika trend omzet terus menurun sebelum situasi menjadi semakin parah dan sulit dikendalikan lagi.


Demikian saran saran mengenai cara memonitor kegiatan outet. SEMANGAT SUKSES ( Mirza A. Muthi )

No comments:

Post a Comment