Para pengunjung blog/website yang saya hormati…..
Ada banyak sekali pertanyaan yang masuk baik lewat
e-mail, sms maupun di box komentar yang menanyakan tentang bagaimana membuat
proposal atau surat penawaran. Bahkan banyak juga yang minta dikirimkan
contoh-contohnya. Mohon maaf sekali saya tidak dapat menjawabnya satu per satu
karena keterbatasan waktu yang saya miliki. Saya akan jawab saja sekaligus
secara Umum lewat web/blog ini.
Berikut ini adalah kutipan beberapa e-mail yang masuk
sebagai sekedar gambaran bagi yang lainnya mengenai permasalahan yang mereka
hadapi yang mungkin sama dengan masalah dari rekan-rekan sekalian;
PERTANYAAN:
“Pak pur kami baru mendirikan usaha jasa provider
outbound training dan wargame (mulai bulan januari kemarin). sampai saat ini
perkembangan masih jauh dari target karena kurangnya promosi. kami ingin
masukan apa yang harus kami lakukan dan kalau ada contoh proposal penawaran
kepada perusahaan atau instansi tolong kami di kirimi.mohon maaf kalo
merepotkan....terimakasih banyak pak
Bhekti Slamet”
“salam,
usaha yang saat ini saya sedang jalani adalah bisnis strawberry, selama ini
saya hanya mensupply barang untuk pedagang2 tradisional (hampir 7 bulan), saya
merasa sepertinya usaha ini sudah sampai pada titik jenuh, perlu ada inovasi
atau pengembangan.
yang terpikir oleh saya saat ini adalah bisa mensuplai barang ke super market,
hotel & restoran atau industri, namun saya tidak tahu apa dan bagaimana
caranya!
ketika saya coba tanya teman saya, katanya pakai proposal penawaran, itu tambah bingung saya
lagi, saya tdk tahu bagaimana membuat proposal penawaran,
oleh karena itu mohon Bapak Purwanto bisa memberi masukan dan dapat memberi contoh proposal penawaran
Thanx before
donny ferdinald”
“Yth. Bapak Purwanto,
Saya membaca website anda dan saya
tertarik dengan website tersebut. Saya ingin bertanya tentang contoh proposalpenawaran
barang. Saya baru memulai usaha berwiraswasta membuat kerajinan dari triplek.
Saya ingin menawarkan barang saya ke supermarket - supermarket sebagai sovenir
tetapi saya tidak tahu bagaimana cara memulainya.
Besar harapan saya agar Bapak bersedia
membalas email saya ini. Atas perhatian dan bantuan Bapak, saya ucapkan terima
kasih.
Hormat saya,
Yanti”
JAWAB:
Sebenarnya konsep utama dari proposal/surat penawaran adalah sebagai
berikut :
1. Memperkenalkan diri tentang perusahaan Kita & bidang usahanya secara
singkat.
2. Memperkenalkan Program, Produk-produk atau Bidang Jasa yang dihasilkan
perusahaan kita
3. Memberikan Penawaran Program Spesial, penawaran harga yang kompetitif,
diskon khusus atau penawaran paket istimewa.
4. Menginformasikan tentang bagaimana cara memperoleh produk kita. Biasanya
berisi Nama orang yang bisa dihubungi beserta no. telpon & alamatnya bila
ada yang ingin mengetahui produk kita lebih dalam (contact person).
Ke-4 point tersebut bisa kita uraikan cukup dengan
satu atau dua halaman saja (berupa surat proposal penawaran) atau bisa juga
diuraikan dalam bentuk Proposal lengkap yang menggunakan banyak halaman utuk
dipresentasikan secara lengkap. Terserah Anda ingin menggunakan yang mana.
Disesuaikan saja dengan kondisi
Pada point 1; Kita memberikan
gambaran singkat mengenai perusahaan atau organisasi yang kita miliki. Kalau
mau lengkap lampirkan juga foto-foto mengenai kantor, gedung, toko,
bengkel kerja, gudang atau kios milik kita. Istilah kerennya mungkin bisa
disebut Company Profile.
Kenapa saya minta untuk melampirkan foto-foto? Karena biasanya orang akan malas
untuk membaca proposal yang terlalu banyak tulisan. Ilustrasi berupa gambar
atau foto biasanya lebih eye catching (menarik perhatian) sehingga proposal kita tidak cepat
dibuang oleh si pembaca. Sertakan juga daftar perusahaan yang pernah/masih
menggunakan produk/jasa perusahaan kita. Hal ini untuk memberikan gambaran
mengenai tingkat kepercayaan konsumen terhadap produk/jasa yang kita miliki.
Kalau ada nama-nama perusahaan besar atau orang terkenal yang memakai
produk/jasa kita, maka berikan urutan teratas dalam daftar tersebut. Karena
biasanya mereka memiliki faktor Reverensi yang sangat kuat.
Point 2; Uraikan produk-produk
atau bidang jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Sekali lagi jangan lupa
berikan foto-foto atau gambar agar orang bisa mengetahui bagaimana bentuk,
ukuran, warna dan suasananya. Foto-foto produk/jasa ini merupakan daya tarik utama dari
sebuah proposal. Kalau produknya berupa makanan, lampirkan foto hidangan yang
menggugah selera. Dalam kasus pak Donny di atas, akan sangat menarik bila
terdapat foto strawbery yang berwarna merah segar, berbentuk sempurna dengan
tetesan embun yang masih menempel di bagian kulitnya dan berlatar belakang
perkebunan yang berkabut dipagi hari. Kalau dalam kasus pak Bhekti karena
produknya berupa jasa, maka ilustrasikan foto-foto yang menggambarkan suasana
Game sedang berlangsung seolah-olah dalam rimba peperangan atau suasana
outbound yang membuat orang akan menjadi refresh/segar
kembali di alam bebas. Dalam hal ini mungkin kita membutuhkan jasa fotografer
profesional untuk menghasilkan ilustrasi yang kuat. Tapi kalau dana minim ya...
gunakan saja kamera digital beresolusi tinggi dan perbanyaklah foto-foto lalu
pilih yang bagus. Berikan uraian mengenai spesifikasi produk yang kita
tawarkan. Tonjolkanlah kelebihan-kelebihan produk kita, bila perlu bandingkan
juga dangan produk sejenis lainnya. Cara ini sekarang banyak dipakai oleh
provider selular dengan perbandingan harga “Termurah” dalam setiap brosur
mereka.
Point 3; Tentunya Anda memiliki
program penjualan/marketing yang harus disampaikan kepada khalayak umum
sehingga orang memiliki alasan yang kuat untuk membeli produk/jasa tersebut. Istilah kerennya Selling Point. Semua hal yang akan
memberikan benefit/keuntungan bagi konsumen harus Anda cantumkan disini.
Misalnya diskon istimewa, beli satu dapat seribu, bonus pembelian, paket
spesial, undian berhadiah, edisi terbatas dll.
Point 4; Sebagai penutup tentu
Anda tidak ingin menyia-nyiakan orang yang tertarik dengan produk Anda bukan?
Oleh sebab itu cantumkan Contact Person atau orang bisa dihubungi bila ada yang tertarik ingin
membeli. Bila perlu sertakan juga outlet-outlet penjualan yang kita miliki,
sehingga orang akan mudah mengunjungi lokasi mana yang terdekat untuk
mendapatkan produk/jasa tersebut. Alamat harus jelas dan disertai no. telepon
yang bisa dihubungi.
Naaaahhh..... tulisan diatas kan cuma teori diatas
kertas... dan karena banyak e-mail/sms yang minta dikirimkan
contoh-contoh proposal maka akan saya lampirkan beberapa contoh saja di blog
ini. Mudah-mudahan bisa di-download dari
manapun Anda berada. Mohon maaf sekali saya tidak bisa mengirimkan kepada para
penanya satu per satu. Dan karena konsultasi di blog ini diberikan secara gratis untuk
alasan dan semangat sosial yaitu penyebaran pengetahuan kepada mereka yang
membutuhkan terutama pengusaha mikro kecil & menengah, maka saya juga mohon
izin secara terbuka kepada para pemilik proposal tersebut untuk saya
publikasikan. Kalau memang ada pihak yang keberatan dengan dipublikasikannya
materi tersebut saya mohon maaf dan mohon disampaikan kepada saya secara pribadi
via e-mail untuk kemudian akan saya tarik kembali materinya.
Untuk para pengunjung website/blog DILARANG mengutip
atau menggunakan ide/materi yang ada pada contoh tersebut untuk kepentingan
pribadi dalam bentuk apapun tanpa seizin Saya atau pemilik proposal yang
bersangkutan. Hormatilah hasil karya orang lain. Dan akan lebih baik jika
menggunakan gaya atau ide anda yang orisinal untuk membuat proposal penawaran.
Semoga bermanfaat untuk semuanya.....
Purwanto.
No comments:
Post a Comment